RentCockpit — Gebruiksaanwijzing

Wat betekent alloceren?

Elke betaling die je importeert, vormt een vast gegeven. Je kunt die betaling opdelen in één of meerdere allocaties — denk aan puzzelstukjes die samen exact het bedrag van de betaling vormen.

• Een allocatie kan gekoppeld worden aan een Kost (uitgaand, bv. onderhoud).
• Een allocatie kan gekoppeld worden aan een Factuur of Kredietnota (inkomend).
• Een allocatie kan gekoppeld worden aan een Lease (huurcontract, inkomend).

Zo kan één betaling bijvoorbeeld bestaan uit €800 huur (Lease) + €200 kosten (Kost), samen €1.000. Beide delen worden apart opgevolgd, maar blijven gelinkt aan dezelfde betaling.

Hoe werkt Splits & Alloceren?

1. Dubbelklik op een betaling om er snel één Kost van te maken (uitgaand).
2. Rechtsklik op een betaling en kies Splits & Alloceren om het bedrag op te delen.
3. In de split-view kun je:
   • meerdere lijnen toevoegen;
   • elk deel koppelen aan een gebouw, lease, factuur of kost;
   • notities of categorieën instellen per lijn.
4. Na opslaan verschijnen de lijnen in de kolom Allocaties (met hun bestemming en bedrag).

Waarom is dit belangrijk?

Dankzij het allocatiesysteem kan RentCockpit:

• nauwkeurig rapporteren welk deel van een betaling bij welke kost, factuur of lease hoort;
• problemen met dubbeltellingen of foutieve boekingen vermijden;
• automatisch de juiste verbanden leggen tussen betalingen en gebouwen;
• alle betalingen historisch bewaren, zelfs als je koppelingen later wijzigt.

Credit-situaties: boek eerst op de kredietnota, koppel daarna het resterende verschil aan de factuur.

Overzicht & filters

• Filter op type (Factuur / Creditnota / Alle), vennootschap, status en zoek (nummer, klant, opmerking).
• De lijst toont per document: datum, vervaldatum, status, totaal en open bedrag.
• Klik een rij om details te bekijken; gebruik Printen om een PDF te openen.

Nieuwe factuur maken

1. Kies Vennootschap en Klant (optioneel koppel je ook een Lease).
2. Vul Factuurnummer (of laat leeg: nummering via server), Datum, Vervaldatum en Valuta.
3. Voeg lijnen toe: beschrijving, eenheid, aantallen, netto-prijs, korting, BTW% en BTW-code.
   Tip: kies “+ lijn uit product” om standaardprijzen/BTW automatisch over te nemen.
4. (Optioneel) Gestructureerde mededeling invullen (+++xxx/xxxx/xxxxx+++). Dit verbetert automatische matching in de Payments Inbox.
5. Klik Bewaren. Het document verschijnt in de lijst met status DRAFT of SENT (afhankelijk van je backendlogica).

Creditnota opstellen

• Kies Nieuwe creditnota (type: CREDIT_NOTE).
• (Aanbevolen) Verwijs naar de oorspronkelijke factuur (veld originalInvoiceId) zodat rapportering en matching helder blijven.
• Lijnen met negatieve hoeveelheden of bedragen zijn niet vereist; de creditnota is zelf al een negatief document.
• Vervaldatum/gestructureerde mededeling worden doorgaans genegeerd voor creditnota’s.

Status & betalingen

• Het veld Open toont het nog onbetaalde saldo (totaal − ontvangen allocaties).
• Matching gebeurt in de 📬 Payments Inbox via allocaties:
  • Inkomende betalingen kun je (deels) toewijzen aan een factuur (allocatie).
  • Creditnota’s verlagen het openstaande saldo; betaal je terug, koppel je de uitgaande betaling aan die creditnota.
  • De structured communication (of bedrag + klant/iban) helpt om snel de juiste factuur te vinden.
• Typische statussen: DRAFT → SENT → PARTIALLY_PAID → PAID (of CANCELLED).

Veelvoorkomende scenario’s

• Deelbetaling: wijs in de Inbox slechts een deel van het bedrag toe; de factuur wordt PARTIALLY_PAID met open saldo.
• Te veel betaald: maak een creditnota of hou het overschot als voorschot en verrekent het bij de volgende factuur.
• Verkeerd BTW-tarief: corrigeer met een creditnota op de foutieve factuur en maak daarna de juiste factuur.

Toolbar bovenaan

• Contracten:
  • Huidige — enkel lopende leases (einddatum leeg of in de toekomst).
  • Afgelopen — beëindigde leases, handig om oude achterstanden op te volgen.
  • Alles (venster) — alle leases die in het gekozen venster nog beweging/verwachting hebben.
• Venster: kies hoeveel maanden je wil zien in de tijdslijn
  (bv. 12 maanden = de laatste 12 maanden t/m de vorige maand, plus optioneel de huidige maand als extra kolom).
• Toon “Totaal te betalen” — schakelt de kolom Verschuldigd (t/m vorige maand) in/uit.
• Toon “Totaal Betaald” — schakelt de kolom Betaald (t/m vorige maand) in/uit.
• Toon “Verschuldigd” per maand — laat de maandkolommen Verschuldigd zien/verbergen. Handig als je tijdelijk alleen de betaalde bedragen wilt zien.
• Te weinig betaald rood vanaf — drempel in € waarboven een tekort in een maand rood wordt gemarkeerd (bv. 50 = pas markeren als er minstens €50 te weinig is betaald).
• Te veel betaald groen vanaf — drempel in € waarboven een overbetaling groen wordt gemarkeerd.

De gekozen instellingen (venster, kolommen, drempels) beïnvloeden enkel de weergave, niet de berekeningen in de backend.

Kleurcodes & signaalfunctie

• Maandelijks tekort (rood) — als Verschuldigd − Betaald ≥ drempel wordt de cel roodachtig gemarkeerd (standaard vanaf €50 tekort).
• Maand overbetaald (groen) — als Betaald − Verschuldigd ≥ drempel wordt de cel groenig gemarkeerd (standaard vanaf €50 overbetaling).
• Betaald (t/m vorige maand) — wordt rood als er over het hele venster samen nog een duidelijk tekort is (op basis van je drempel).
• Openstaand (t/m vorige maand):
  • ≥ 2× maandhuur ⇒ fel rood blok (serieuze achterstand).
  • ≥ 1× maandhuur ⇒ zacht oranje (signaal dat er minstens 1 maand achterstand is).

Deze kleuren zijn puur visueel: ze helpen je focussen op probleemgevallen, maar veranderen niets aan de cijfers. Pas de drempels aan tot je een signaalniveau hebt dat bij jouw praktijk past.

Hoe het venster wordt bepaald

• Het venster start altijd bij de laatste maand vóór vandaag en loopt dan N maanden terug (waarbij N je gekozen venster is, bv. 12).
• Alle totalen “t/m vorige maand” worden exact over dat venster berekend.
• De huidige maand wordt indien nodig als aparte kolom toegevoegd, zodat je live ziet wat er in de lopende maand al verschuldigd/betaald is.

Voor datums uit de backend worden verschillende formaten (YYYY-MM, DD/MM/YYYY, “maart 2025”, …) automatisch genormaliseerd naar één maand-sleutel (YYYY-MM) zodat alles correct gegroepeerd wordt.

Wat je ziet (linkerkolom)

• Gegroepeerd per stad met per complex de aantal units, ∑ m² en ∑ waarde.
• Uitklappen/inklappen per complex; deze stand wordt per toestel onthouden.
• Zoek op stad, straat, naam of ID en/of Toon enkel complexen.
• Snelknoppen per item: ✏️ Bewerken, 📈 ROI, 🔌 Nutsmeters, 🗑 Verwijderen.

Geen vennootschappen? Je krijgt bovenaan een melding met een knop om eerst een vennootschap aan te maken.

Werken met bestaande gebouwen (rechterpaneel)

• Bewerken: pas velden aan en klik Bewaren.
• Navigeren: via knoppen naar 🔌 Nutsmeters (meterstanden/verbruik) en 📈 ROI (rendement per complex of unit).
• Verwijderen: vraagt bevestiging. Niet mogelijk als er afhankelijkheden zijn (afhankelijk van backendregels).

Wat tonen de KPI’s?

• Inkomsten (excl. provisies) — Ideale kale huur voor de gekozen periode (en “effectief” = werkelijk ontvangen).
• Operationele kosten — Terugkerende kosten (OPEX). “Alles” toont OPEX + investeringen/eenmalige kosten.
• Netto inkomsten — Inkomsten − kosten (zonder/with eenmalige kosten).
• Huidige waarde — De actuele waarde van het gebouw (basis voor yield).
• Netto Yield — Netto (geannualiseerd) ÷ huidige waarde, als % (zonder/with eenmalige kosten).
• Provisies & Recup — Vergelijk je verwachte provisies met de recupereerbare kosten. Het verschil vertelt of je voorschotten toereikend waren.

De periode wordt geannualiseerd: 6 maanden ⇒ ×2; 12 maanden ⇒ ×1. Zo kun je rendementen eerlijk vergelijken.

Hoe komt het rendement tot stand?

• Netto excl. eenmalig = Inkomsten − OPEX (periodetotaal, daarna geannualiseerd).
• Netto incl. alles = Inkomsten − (OPEX + eenmalig) (idem).
• Netto Yield = Netto (annualized) ÷ Huidige waarde × 100%.

Eenmalige posten (bv. renovaties) drukken het rendement in het jaar van uitgave, maar geven een realistischer beeld van cash-out.

Hoe werkt het?

1. Maak een meter aan (soort, eenheid, optioneel label/serie). Vink Hoofdmeter aan voor de algemene meter van het gebouw.
2. Voeg daarna meterstanden toe: datum + waarde. Je historiek verschijnt per meter.
3. Kies bovenaan een periode en klik 📈 Bereken verbruik (per meter of “voor alle” meters).

De berekening houdt rekening met RESET (meter op nul) en REPLACED (meter vervangen). Verbruikssegmenten tonen waar een “break” zat.

Velden & betekenis

• Soort — WATER, GAS, ELECTRICITY, HEATING, OTHER.
• Eenheid — bv. m³ of kWh (verschijnt overal bij verbruik).
• Event bij een stand:
  • NORMAL — gewone opname.
  • RESET — meter springt naar 0 (bv. teller gereset).
  • REPLACED — meter vervangen; segmentering voorkomt foutieve negatieve verbruiken.

Koppeling met Inbox & provisies

• Nutsfacturen uit de 📬 Payments Inbox worden via regels en allocaties aan gebouw/unit gekoppeld.
• Verbruiken uit de meters ondersteunen je provisie-instellingen en eindafrekening (zie Leases).
• In de ROI zie je de impact van nuts op OPEX en recupereerbare kosten.

Wat doen regels?

Regels herkennen terugkerende patronen in bankbetalingen (bv. leverancier, IBAN, bedrag of tekst in de omschrijving) en koppelen automatisch aan het juiste doel: Lease, Kost, Factuur/Kredietnota, Utility, Lening of Belegging. Ze kunnen ook velden/flags zetten zoals Recupereerbare kost, Eenmalige kost, Categorie, Gebouw of Keywords.

Regels werken binnen je huidige filters/scope in de 📬 Payments Inbox (vennootschap, periode, richting, status, zoek…).

Regel aanmaken (vanuit een betaling)

1. Open de 📬 Payments Inbox en rechtsklik op een representatieve betaling (of gebruik het menu Verwerk ▾).
2. Kies Regel maken op basis van deze betaling…. Het scherm vult alvast nuttige matchcriteria (bv. IBAN, leverancier, stuk van de omschrijving, richting, bedrag).
3. Stel de acties in (koppelen aan Lease/Kost/Factuur/Kredietnota/Utility/Lening/Belegging, gebouw, categorie, recupereerbaar, eenmalig, keywords, status…).
4. Klik Preview om te zien welke betalingen geraakt worden en wat er precies verandert.
5. Tevreden? Klik Apply om de wijzigingen echt te boeken binnen je huidige scope.

Matchcriteria (wanneer grijpt de regel?)

• Bedrag — exact bedrag of (indien voorzien) een marge/bereik.
• Tegenpartij — naam bevat/komt overeen; IBAN exact.
• Tekstvelden — zoek in omschrijving/mededeling/commentaar (bevat / begint met / eindigt op).
• Richting — INCOMING (ontvangst) of OUTGOING (betaling).
• Vennootschap/Rekening — koppel aan de juiste company/IBAN.
• Optioneel — valuta, datumvenster, keywords aanwezig/afwezig.

Tip: begin smal (bv. exacte IBAN + sleutelwoord) en verruim pas na een geslaagde preview.

Acties (wat moet er gebeuren?)

• Koppelen aan — Lease, Kost, Factuur of Kredietnota, Utility, Lening, Belegging.
• Velden/flags — Categorie, Gebouw, Recupereerbare kost, Eenmalig, Status, Keywords.
• “Overschrijf bestaande velden” — wanneer aangevinkt, mag de regel ook bestaande waarden veranderen:
  • Stond een betaling eerder op “Recupereerbaar” maar de regel zet dat uit? Dan wordt het uitgevinkt.
  • Idem voor “Eenmalig”, Categorie, Gebouw, …

Gebruik overschrijven bewust. Laat het uit als je enkel lege/nieuwe velden wil invullen.

Preview & Apply

• Preview toont: aantal treffers, lijst van betalingen, en per regel wat er gewijzigd wordt (koppelingen/flags).
• Apply past dit toe binnen je huidige filters/scope. Je kan hiermee ook reeds verwerkte betalingen corrigeren.
• Twijfel? Maak eerst een smallere selectie (periode/status) en test stapsgewijs.

Prioriteit & conflicten

• Regels hebben een prioriteit/volgorde. Hogere prioriteit (of eerder in de lijst) wint wanneer meerdere regels zouden matchen.
• Hou overlappende regels zo concreet mogelijk of gebruik keywords om botsingen te voorkomen.

Voorbeelden

• Huur — INCOMING + IBAN huurder + “HUUR” in omschrijving → Koppel aan Lease.
• Elektriciteit leverancier — OUTGOING + naam bevat “Fluvius/Engie” → Kost, categorie “UTILITIES”, recupereerbaar, gebouw X.
• Leningaflossing — OUTGOING + bedrag ≈ 1.234,56 → Koppel aan Lening, markeer als eenmalig=uit (op recurrente opex).
• Belegging dividenden — INCOMING + “DIVIDEND” → Koppel aan Belegging, keyword “dividend”.

Navigatie

• Beleggingen — lijst, detail, waarderingen en cash-transacties (+ vergelijking van rendement tussen geselecteerde beleggingen).
• Leningen — lijst, detail en lenings-transacties (opname, aflossing, interest, fees, …).

Automatisch koppelen

Rekeningen/betalingen die binnenkomen in de 📬 Payments Inbox kun je automatisch laten koppelen aan een belegging of lening via ⚙️ Regels. Zo verschijnen ze meteen hier als Transacties of Fees/Interest.

Lijst & selectie

• Zoekbalk filtert op naam of type (SAVINGS/FUND/BOND/STOCK/PROPERTY/OTHER).
• Checkboxen selecteren welke beleggingen je in de grafiek wil vergelijken.
• De kolom rechts toont de laatste waarde en (onder water) de datum van de laatste waardering.

Grafiek: %-evolutie (TWR)

• Kies een periode: MAX, YTD, 1J, 3J, 5J of Custom met Van/Tot.
• De lijn toont Time-Weighted Return (TWR): cashflows (storten/opnemen/fees/interest/dividend/tax) worden geneutraliseerd, zodat je puur prestatie vergelijkt.
• Het label aan het lijneinde is de cumulatieve %-return binnen de gekozen periode.

Tip: selecteer 2–3 beleggingen om helder te vergelijken, bv. fonds vs. spaarrekening.

Gegevens

• Vennootschap, Naam, Type (met inline help), Broker, Startdatum, Risico (0–10), Munteenheid, Notitie.
• “Laatste waarde” en “Laatst gewaardeerd” vullen automatisch aan na je meest recente waardering.

Waarderingen (momentopnames)

Een waardering is de totale waarde op die datum (bv. NAV van een fonds of actuele stand op je spaarrekening).

1. Kies Datum en Totaalwaarde (optioneel: notitie).
2. Klik + Waardering. De lijst wordt chronologisch bewaard; laatste waarde verschijnt bovenaan.
3. Je kan waarderingen later bewerken of verwijderen. De “Laatste waarde” update automatisch.

Momentopnames “bevriezen” je historiek — zo gaat info nooit verloren en kun je prestaties over tijd vergelijken.

Transacties

• Types: CONTRIBUTION/WITHDRAWAL (cash in/uit), INTEREST/DIVIDEND (inkomsten), FEE/TAX (kosten).
• Transacties kunnen automatisch ontstaan via ⚙️ Regels (koppeling vanuit je Payments Inbox), of handmatig ingevoerd via de wizard.
• Je kan opmerkingen per transactie achteraf bijwerken.

Grafiek (detail)

• Absolute: lijn = totale waarde (in valuta), staafjes = som interest per maand (rechter as).
• Rendement: lijn = TWR sinds start van de gekozen periode; staafjes blijven interest per maand.
• Presets: MAX, YTD, 1J, 3J, 5J of een custom bereik.

Gegevens

• Vennootschap, Naam, Type: TERM, REVOLVING, MORTGAGE, OTHER (met uitleg-hint).
• Lener/Bank (contact), Hoofdsom, Munteenheid, Rente %, Start- en Einddatum, Notitie.

Transacties

• DRAW (opname), REPAYMENT (aflossing hoofdsom), INTEREST (rente), FEE, TAX, ADJUSTMENT.
• Rente/fees/tax worden als kosten getoond in je dashboards; aflossing past je schuldpositie aan.
• Ook hier kunnen betalingen automatisch gelinkt worden via ⚙️ Regels (bv. herken “KBC Hypotheek” of IBAN).

Filters & KPI’s

• Datum — kies de peildatum (Toestand op). Alle waarden worden tot en met deze dag berekend.
• Vennootschap — toon cijfers voor alle vennootschappen of één geselecteerde vennootschap.
• KPI-tiles — Totaal activa (= Gebouwen + Rekeningen + Beleggingen), Totaal passiva (= uitstaand Leningen) en Netto (NAV) (= Activa − Passiva).

De maandcijfers zijn rolling-12 geannualiseerd naar maand: som van de laatste 12 maanden / 12.

Tabellen

Elke tabel gebruikt dezelfde 6 kolommen zodat totalen perfect uitlijnen:

1. Omschrijving — klikbare naam (waar relevant) naar detail.
2. Detail — extra info (bv. IBAN/bank, broker, lener/bank, …).
3. Waarde nu — huidige balanswaarde per item (gebouwenwaarde, rekeningsaldo, laatste waardering belegging, uitstaand saldo lening).
4. Inkomsten / maand — positieve cash uit de laatste 12 maanden, omgerekend naar maand.
   Voor beleggingen: INTEREST + DIVIDEND. Voor leningen: inkomsten (bv. als jij kredietverstrekker bent).
5. Kosten / maand — negatieve cash, omgerekend naar maand.
   Voor beleggingen: FEE + TAX. Voor leningen: INTEREST + FEES.
6. Saldo / maand — inkomsten − kosten.

Onderaan elke tabel staan de subtotalen. Helemaal onderaan staat een samenvattende “🧮 Totaaloverzicht”-tabel met alle categorieën samen én het NAV.

Drilldown & uitsplitsing

• Dubbelklik op Inkomsten / maand of Kosten / maand bij Rekeningen om de uitsplitsing te zien.
• De modal toont: periode (rolling-12 tot as-of), valuta, totaalbedrag en het aantal transacties, gegroepeerd (bv. per leverancier of keyword).
• Open per groep de Transacties om voorbeelden te zien (datum, bedrag, omschrijving).

Toetsenbordvriendelijk: de cellen zijn focusbaar; Enter/Spatie opent ook de uitsplitsing.

Databronnen & interpretatie

• Gebouwen — “Waarde nu” uit de gebouwwaardering, cash-stromen uit huur & kosten (operationeel vs. eenmalig), zoals gebruikt op de ROI-pagina.
• Rekeningen — saldi en cash-stromen uit de bank/inbox, gegroepeerd in de uitsplitsing.
• Beleggingen — “Waarde nu” is de laatste waardering; maand-inkomsten/kosten tellen enkel cash (geen koersschommeling).
• Leningen — “Uitstaand nu” = schuld; maand-kosten = rente + fees; maand-inkomsten enkel indien jij geld ontvangt (kredietverstrekker).

Automatische koppeling van betalingen (naar belegging, lening, gebouw, kosttype, …) gebeurt via ⚙️ Regels. Zo komen cash-stromen vanzelf in de juiste tabel terecht.

Stap-voor-stap

1. Kies context — selecteer Vennootschap, Template en Periode (van/tot).
2. Kies boekingsmethode & dataset — Cash of Accrual, en Per kost of Per kostregel.
3. Scope voor export — bepaal of je enkel met document, met koppelcode, of beide wil filteren.
4. Preflight — controleer samenvatting (payments/AP/AR/lease), waarschuwingen en aantallen.
5. Exporteer — download in het gekozen sjabloonformaat; items worden gemarkeerd om dubbels te vermijden.

Boekingsmethode

• Cash (op betalingsdatum)
  Documenten komen in de export in de maand (periode) waarin hun eerste relevante betaling valt.
  • AP facturen (kosten): eerste OUTGOING betaling in de periode.
  • AP creditnota’s: eerste INCOMING betaling in de periode.
  • AR facturen: eerste INCOMING betaling in de periode.
  • AR creditnota’s: eerste OUTGOING betaling in de periode.
  Voor Cash is betaling vereist. Een document komt niet in meerdere maanden voor.
• Accrual (op factuurdatum)
  Boekt op factuurdatum (betaling niet vereist). Handig voor periodieke afsluitingen zonder bankafstemming.

Je template bewaart deze keuze als dateBasis en requirePayment. Je kan dit per export wijzigen en bewaren in het template.

Dataset (kolommen)

• Per kost (1 rij) — één regel per kost; totalen en basisgegevens (btw, GL, leverancier, …).
• Per kostregel (detail) — één regel per kost per lijn, met verdeling over categorie/GL/btw.

De exacte kolommen worden door je Template bepaald. Documenten kunnen optioneel als ZIP meekomen.

Scope voor export

Kies welke kosten in aanmerking komen. Deze filter werkt op AP. Voor AR geldt enkel “met document” indien Alleen met document gekozen is.

• Alle — geen extra filter.
• Alleen met document — enkel kosten met een gekoppeld document (factuur/creditnota).
• Alleen leveranciers met koppelcode — enkel kosten waarvan de leverancier een koppelcode heeft (per-vennootschap mapping of fallback contact.externalCode).
• Met document of met koppelcode — kosten met document, of zonder document maar mét koppelcode.

Samenvatting (wat zie je in de UI?)

• Bankbetalingen in periode — totaal aantal bankbetalingen binnen je datumbereik, gesplitst in:
  • → gelinkt aan kosten (AP)
  • → gelinkt aan verkoop (AR)
  • → gelinkt aan lease (informatief; exporteer je momenteel niet)
  • → nog te linken (inbox) (niet in export tot ze gelinkt zijn)
• AP blok — toont:
  • In scope (first payment): # documenten die door de Cash/Accrual-gating in aanmerking komen.
  • Wordt geëxporteerd: # documenten die ook door je scope-filter raken.
  • Niet verstuurd: uitgesloten o.b.v. scope (bv. ontbrekend document/koppelcode).
  • Breakdown: aparte telling voor facturen en creditnota’s.
• AR blok — idem, maar enkel documentfilter indien je “Alleen met document” koos.
• Lease blok — aantal betalingen dat aan leases hangt (nu niet exporteren). Dit helpt om te zien waar je cash naartoe ging.

De kleine “compat”-teller (Totaal/Met document/Zonder document, …) blijft zichtbaar voor snelle checks.

Leverancierscodes (koppelcodes)

Voor sommige boekhoudpakketten moet elke leverancier een externe code hebben. Je kan deze beheren per vennootschap.

• Mapping per vennootschap — vaste code via leveranciersmapping (aan te raden).
• Fallback — als er geen mapping is, gebruiken we de contact.externalCode (indien ingevuld).
• Scope-kleur — in de lijst zie je:
  • groen = leverancier zit in de exportscope en heeft code;
  • rood = leverancier zit in de exportscope maar mist code.
• Filter “Toon alleen zonder code” — helpt om ontbrekende codes snel aan te vullen, eventueel gefocust op de huidige exportscope.

Templates

Een template bepaalt kolommen, dataset, document-ZIP en boekingsmethode. Je kan:

• Algemene templates maken (🌐) of vennootschapsspecifieke templates.
• Bijwerken via 💾 Bewaar in template (we zetten dateBasis, requirePayment, kolommen en scoperichtlijnen).
• Exporteer in CSV, Excel/XLSX, XML of UBL — afhankelijk van je pakket.

Preflight & controles

• Preflight toont o.a.: ontbrekend factuurnummer, ontbrekende factuurdatum, onvolledige btw, mogelijke dubbels, enz.
• Bij Cash: als documenten geen betaling hebben, worden ze niet meegenomen — je ziet dit in de uitleg.
• Je kan vanuit de uitleg schakelen tussen Cash/Accrual om te zien wat het effect is.

Duplicates & audit

• Dubbele export vermijden we: na export markeren we betrokken items met batch-info.
• Her-export? Zet “toon reeds geëxporteerde” aan in de preview en kies een corrigerende template.
• Audittrail: elke export krijgt batchnummer, datum/tijd, gebruiker en aantallen.

Tips

• Cash vs Accrual: wil je maandelijks exact afstemmen op bank? Gebruik Cash. Wil je periodiek boeken ongeacht betaling? Gebruik Accrual.
• Start met “Met document of met koppelcode” om zoveel mogelijk kosten te vangen; fixeer daarna de rode leveranciers (zonder code).
• Verkoop (AR) meepakken? Vink “Ook AR exporteren” aan in de export.
• Leasebetalingen verschijnen in de samenvatting, maar worden (nog) niet geëxporteerd.